Реквизиты письма характеристика особенностей оформления делового письма - Составление делового письма


Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на.

Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом. Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых к составлению делового письма. Мето д исследования в данной курсовой работе - изучение нормативной документации, позволяющей глубже понять структуру делового письма.

Деловая коммуникация - процесс обмена информацией, осуществляемый в связи с решением административных, финансово-экономических, правовых вопросов с использованием устных и письменных форм речи.

Но представленное определение нельзя рассматривать как исчерпывающую дефиницию. Если процессуальная сторона, связанная с движением информации в определении этого явления не вызывает сомнения, то объем экстралингвистических сфер, в рамках которых функционирует информация, относимая к деловой, вряд ли может быть однозначно исчерпывающе представлен.

Выделение правовой, административно - хозяйственной и финансово - экономических сфер является своеобразной конденсацией, "сгущением" - в терминах нечетких лингвистических множествпри которой, с одной стороны - за пределами анализа могут оказаться некоторые сферы деятельности, в рамках которых осуществляется деловая коммуникация; в то же время не все стороны коммуникации в условиях отмеченных сфер неминуемо предполагают тот тип обмена информации, который обязательно должен быть отнесен к деловой коммуникации например, беседа адвоката с клиентом при подготовки к ведению дела.

Документная или документальная коммуникация - термины, обозначающие процессы коммуникации с использованием письменной формы речи, письменных текстов, имеющих формальный статус документа, официальной бумаги. Доминантой этих терминов является целостности официальность письменно оформленного текста как основного носителя информации в коммуникативном процессе.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.

Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение в сфере делопроизводства. Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках.

Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами. К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров. Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами стандартами ; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

Используются бланки формата А4 и А5. Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах.

Оформление документов и деловых писем

Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй его называют копией - печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.

Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки индекс. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом.

Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже трачено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Методика составления и оформления делового письма | Делопроизводство и документоведение | Контрольные

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т. Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: Самый распространенный вид деловой переписки - деловые служебные письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма.

Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, то есть правила оформления, и на требования к содержанию. В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5.

На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т. Согласно ГОСТ Р 6. Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации - автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации - авторе письма.

Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: Государственная символика Государственный герб или герб субъекта РФ используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

Автор письма реквизит "Наименование организации" - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу хотя иногда автором может являться и структурное подразделение. Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное в соответствии с уставом или положением и полное название организации или предприятия.

Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках. Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.

Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк. Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа. Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря г.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании. В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела по номенклатуре делкуда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки.

Письма адресуются организации в именительном падежеструктурному подразделению в именительном падежедолжностным или физическим лицам в дательном падеже. При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:. Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:. При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение господин, академик, профессор и т.

При этом инициалы ставятся после фамилии, например:. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:. При отправке письма в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:. Реквизит "Заголовок к тексту". Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено.

Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Смотрите также:



Коментарии:

  • Деловая беседа как основная форма делового общения 3. Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: Согласно ГОСТ Р 6.